Prefeitura inaugura Gestão Eletrônica de Documentos

2019-08-30 09:41:00 - Jornalista: Julie Silveira
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Funcionários trabalhando no setor de planejamento
Foto: Rui Porto Filho
Projeto vai transformar mais de 1 milhão de processos físicos em digitais

A Prefeitura de Macaé inaugurou, nesta quinta-feira (29), a Gestão Eletrônica de Documentos (Ged), localizado no Paço Municipal. O projeto é uma iniciativa da Secretaria Adjunta de Planejamento e tem como objetivo transformar mais de 1 milhão de processos físicos em digitais. A iniciativa atende a Lei de Transparência e a Lei de Acesso à Informação.

De acordo com o Secretário Adjunto de Planejamento, José Manuel Alvitos, o trabalho será realizado através de escaneamento dos processos em papel, seguido de indexação, uma forma eficiente, segundo o secretário, de classificar e cadastrar as “palavras-chave”, o que facilita a busca e recuperação desses documentos.

"Nossa proposta é digitalizar antigas folhas de ponto, prontuários e cadastros diversos, contemplando, desta forma, todo o acervo municipal. A iniciativa também visa facilitar o retorno às solicitações dos órgãos fiscalizadores, como Tribunal de Contas do Estado (TCE), Tribunal de Contas da União (TCU), Tribunal de Justiça do Estado (TJE), Ministério Público, entre outros", pontuou o secretário.

Alvitos explica, ainda, que o projeto foi executado, praticamente, a custo zero. A maior parte do mobiliário foi emprestado/cedido. Muitos foram recuperados do depósito. Os itens de tecnologia, como escanneres, computadores, impressoras, também foram cedidos. A sala foi reformada pelos servidores da manutenção do prédio, bem como toda a montagem dos equipamentos.

"Muitas secretarias apoiaram e colaboraram na estruturação do projeto, apoio sem o qual não seria possível sua execução. A Secretaria de Agroeconomia, por exemplo, nos ajudou na elaboração do jardim. Já a secretaria de Administração nos ajudou em diversas áreas. Agradeço muito a todos os secretários municipais. Sem a união de todos, seria difícil concluir o trabalho", destacou José Alvitos.

O secretário ainda destacou a colaboração dos coordenadores do projeto, Gisele Martins e Raphael Natalino, que foram os responsáveis pelos procedimentos de atualização do software, além da capacitação dos adolescentes do projeto Nova Vida. Os jovens Alessandra Conceição dos Santos, Amanda Gomes Vieira, Ana Letícia Guimarães, Carlos Kaua Silva Nascimento, Emely da Silva Rodrigues, Rita de Cassia Duarte Soares e Sebastião Azevedo de Souza surpreenderam pela velocidade no aprendizado, no comprometimento e responsabilidade com o projeto.

"Estou aprendendo a digitalizar, arquivar e organizar. Estou entendendo o que é sair da fase infantil e me tornar adulta, receber salário e ter um chefe. Quero ser advogada, porém, independente da profissão, todos nós vamos sair do projeto preparados, com base e profissionalismo", destacou Ana Letícia, de 17 anos, integrante do projeto Nova Vida.

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