Foto: Robson Maia
O Projeto Ofício Digital propõe criar formulários padrões para os documentos oficiais de comunicação entre as Secretarias
Dando continuidade ao projeto de informatização dos serviços e atividades da prefeitura, a Secretaria Municipal de Ciência e Tecnologia entrou na segunda fase do programa Ofício Digital. O software, que visa tornar digital toda a comunicação interna da prefeitura, passa a ser utilizado esta semana por mais oito secretarias. O objetivo é reduzir a utilização de papel pela administração pública, além de automatizar o processo de comunicação interna, agilizando a comunicação entre os setores.
Durante o treinamento, realizado na semana passada, com representantes das secretarias de Administração; de Turismo, Esporte e Lazer; de Cultura; de Meio Ambiente e Urbanismo; de Governo, além da Coordenadoria Extraordinária de Defesa Civil e da Controladoria Geral do Município, os servidores puderam aprender a mexer no programa. “Nossa principal preocupação ao desenvolver este sistema foi a simplicidade e a facilidade. A idéia é que todos conseguissem utilizar sem dificuldades”, explicou o secretário de Ciência e Tecnologia, Guto Garcia.
A partir do novo sistema, todos os ofícios (impressos e digitais) passam a ser redigidos e enviados via Ofício Digital. “Este projeto foi iniciado por Rômulo Campos no ano passado, e hoje estamos implantando. Até agosto o restante da administração municipal será treinado”, explicou.
Cada secretário deverá indicar dois ou mais operadores para o Sistema de Oficio Digital. Os ofícios passarão a ser criados e enviados via sistema aos setores que fazem parte do projeto piloto. As secretarias que ainda não estão participando do projeto piloto irão receber os ofícios impressos e continuarão realizando os seus procedimentos de criação de forma convencional. “Não existirão mais diferenças entre ofícios e memorandos. Os ofícios ficarão arquivados no servidor. Além disso, cada vez que um subsecretário enviar um documento, o secretário da pasta receberá uma cópia”, disse.
O Projeto Ofício Digital propõe criar formulários padrões para os documentos oficiais de comunicação entre as Secretarias, tais como: Ofícios e Memorandos, mudando a forma atual de encaminhamento aos destinatários, que hoje, é via papel, utilizando-se de Office boy para a entrega. O projeto contempla a capacitação dos funcionários das secretarias no novo processo e na melhor utilização dos recursos de informática, bem como a capacitação e readaptação dos Offices Boys à nova atividade.
Para garantir a agilidade no envio dos documentos, está sendo aumentado o link de internet da prefeitura de 10 MB para 60 MB. A próxima fase do projeto será a implantação do novo sistema de protocolo que será integrado ao Ofício Digital.