A prefeitura de Macaé, através da Secretaria de Ciência e Tecnologia, está desenvolvendo uma série de sistemas de gestão que têm ajudado a tornar a administração pública mais ágil e eficiente. Segundo o secretário Guto Garcia, a medida atende a solicitação do prefeito Riverton Mussi que quer informatizar e tornar mais rápidas as atividades de todas as secretarias.
Um dos sistemas já implantados é o Ofício Digital, que desde maio tem facilitado a comunicação entre as secretarias. “O programa agiliza este serviço, que é diário. Não dependemos mais de transporte ou condutor para enviar ofícios para secretarias que estão distantes. Ganhamos tempo”, comentou a assessora administrativa Cristina Miranda. Através do Ofício Digital, a comunicação entre os órgãos do município passa a ser eletrônica, substituindo editores de texto e office-boys. Este mês, mais 10 secretarias passam a usar o Oficio Digital.
Com o mesmo objetivo de criar agilidade, estão sendo criados os Sistema de Controle & Gestão, através dos quais é possível registrar, medir e acompanhar os projetos, relacionados a uma determinada secretaria. Outra ação é o Sistema de Protocolo Único, ferramenta que fornecerá menor tempo de respostas às consultas solicitadas e dará mais estabilidade e confiabilidade na gestão dos processos. Com este software, todo cidadão que der entrada no protocolo vai poder acompanhar seu pedido pela internet de casa ou do trabalho e consultar o andamento do processo.
Já para facilitar a gestão municipal, foi implantado o Controle de Solicitações, através do qual é possível categorizar, evidenciar, registrar, medir, acompanhar e relacionar as pessoas mais indicadas para a solução dos problemas relatados. Hoje, o sistema já é utilizado pelas secretarias de Ciência e Tecnologia, Educação, Saúde, Serviços Públicos, e está sendo implantado na Defesa Civil. O secretário de Ciência e Tecnologia explica que o programa pode ser instalado em qualquer secretaria que tenha interesse. “Basta entrar em contato”.
Já o Sistema de Controle de Combustíveis, implantado no início deste ano, tem auxiliado a prefeitura no gerenciamento do consumo de combustíveis dos órgãos municipais. Através dele, é possível registrar, catalogar, medir e acompanhar o consumo de combustíveis utilizados em viaturas oficiais. “Este sistema ajuda. Antes fazíamos manualmente todos os cálculos e agora só precisamos lançar os dados no sistema e ele faz o restante. O trabalho ficou mais ágil”, comentou Luis Carlos Marinho Martins, assistente administrativo da Secretaria de Serviços Públicos.
A Informatização da Procuradoria Executiva de Contenciosos tem como objetivo o cadastro dos Processos Contenciosos e suas decisões tomadas, além de permitir o acompanhamento dos processos por procurador e realização de consultas diversas. Em funcionamento desde janeiro, o sistema de Atos Administrativos e Legislativos tem ajudado no controle de nomeações, permitindo saber o número de vagas e o número de funcionários alocados em cada instituição ligada ao município.
Ainda com o objetivo de auxiliar a gestão pública, foi criado o Controle de Processos do Tribunal de Contas. O objetivo do software é controlar os processos oriundos de diversos órgãos externos, assim como, suas respostas e seus respectivos prazos. Além disso possibilita a consulta processos e alerta o usuário responsável sobre o prazo de resposta exigido pelo órgão emissor do mesmo.
O Plano de Navegação, que tem como público alvo a Secretaria de Pesca, auxilia no controle das embarcações que partem de Macaé para prática pesqueira. Através do Plano é possível identificar a embarcação, sua rota e seus tripulantes.
População também se beneficia com informatização da Prefeitura
Já com um resultado que atinge mais diretamente os serviços oferecidos à população está o Sistema CAET, que tem por objetivo facilitar e controlar o encaminhamento de trabalhadores a vagas no mercado de trabalho local ou a cursos profissionalizantes. Para Guto Garcia, este é um exemplo de como a informatização dos serviços da prefeitura pode agilizar e facilitar o dia-a-dia dos servidores.
- É a nossa principal prioridade na secretaria, o desenvolvimento destes sistemas e a disponibilização de serviços na internet para população, ressaltou, lembrando que a prefeitura também disponibiliza pela internet a Nota Fiscal Eletrônica, a emissão de IPTU e o Pregão Eletrônico.
A Rede de Proteção Social é um banco de dados único do cidadão para cadastramento dos programas e projetos sócio-assistenciais do poder público municipal. Outro sistema desenvolvido foi o Sistema de Gestão do Programa Bolsa Estágio que permite o cadastro dos estudantes online para o programa de estágio remunerado da prefeitura. O Programa Transporte Social Universitário permite ao universitário, residente no município de Macaé, realizar o seu cadastro e recadastro online pelo site da prefeitura, disponibilizando informações gerenciais necessárias para os coordenadores do programa.
O Sistema de Tira-Teima, previsto para ser implantado ainda este mês, permite ao condutor, através do número do alto da infração, verificar as imagens pela internet e optar por se defender ou aceitar a penalidade atribuída por aquela determinada infração, facilitando assim a abertura de recursos junto aos órgãos competentes.
Professores também recebem destaque
Em setembro, a Secretaria de Ciência e Tecnologia, deverá instalar o Sistema de Gestão da Educação, no qual os pais poderão acessar, via internet, o boletim, ficha do aluno; Controle de fluxo; Controle de freqüência e registro de avaliações. O programa também prevê a geração de relatórios e documentos que permitirá à administração verificar qual escola está com um bom ou um mal desempenho ; vai gerir também Cadastro de professores e funcionários; disciplinas, entre outros. É uma ferramenta única que vai mudar o trabalho de professores, diretores de escola e secretaria.
Junto com o secretário de Saúde, será feito um cronograma de desenvolvimento, implantação e teste de um software para auxiliar na gestão da saúde. O software deverá controlar o estoque das farmácias populares, agendamento de consultas médicas pela internet e outros.
- A maioria dos secretários está sentindo na prática que os processos de uma secretaria devem ser informatizados. A secretária de Administração, Carla Mussi, está dando prioridade à informatização de todos os setores da Secretaria de Administração, como o controle de estoque, bens patrimoniais, folha de pagamento, entre outros, ressaltou Guto.