Qual a importância da secretaria de Fazenda na vida dos contribuintes, quanto custa cada serviço, qual imposto a pagar? A nova gestão municipal trabalha com transparência para que as pessoas tenham acesso a essas e outras informações e os funcionários de todos os setores atuem de forma integrada com o que acontece na Prefeitura de Macaé. O objetivo é padronizar a secretaria de Fazenda, otimizar e publicar procedimentos para o melhor funcionamento da pasta, tanto interna quanto externamente.
A partir de agora, todas as informações estarão documentadas, publicadas e os funcionários notificados de qualquer mudança e de como funciona cada setor. Essa lógica de trabalho diário inclui levantamento de processos, treinamentos da equipe e reunião, como a que aconteceu na tarde desta quarta-feira (16), no Paço Municipal, sede da prefeitura, onde funciona a secretaria de Fazenda.
O trabalho está motivando a equipe para identificar os processos realizados nos setores, documentar e registrar cada um deles, analisar e publicar. Para alcançar esses objetivos, os funcionários serão capacitados e o próximo passo será criar, no site da prefeitura, o Portal de Processos aberto aos contribuintes onde poderão consultar o andamento de suas solicitações junto à Fazenda.
O treinamento da equipe inclui ainda abordagens de mapeamento de processos e atividades, a elaboração de um manual de procedimentos de processos da Fazenda, workshops internos e sistemas pontuais de apoio. Tudo será dividido em quatro fases complementares: levantamento de áreas, mapeamento e documentação dos processos, otimização e capacitação e automação e melhoria contínua.
Os processos desse novo trabalho são os seguintes: coleta de informações, diagnóstico de necessidades, contato com os servidores e visita aos setores da secretaria, tudo com base em planejamento das atividades e com coordenação das equipes.
O objetivo é que, em até dois anos, os processos mais críticos da Fazenda municipal, aproximadamente 50% do volume total, estarão mapeados de acordo com a nova realidade de gestão, com simplicidade, clareza e objetividade. Até chegar a esse ponto, os funcionários começam preenchendo um formulário de coleta de informações internas.
O conceito desta nota sistemática é entender bem a estrutura, distribuir conhecimento interno e externamente, pondo fim à dependência de setores e distribuir os serviços por funções e não por pessoas, tendo em vista que a Fazenda é fundamental aos cidadãos e depende de domínio do conhecimento dos procedimentos e das ferramentas que devem ser usadas.
